邮件合并功能的实例讲解(打印工资条)

lisa

邮件合并功能是word中比较经典的应用之一，可以用来实现批量数据和文档之间的合并，下面以一个实例的形式来进行讲解(当然，必须要说明，邮件合并的功能是不止于此的)
准备工作：准备一个数据库。
我们暂用EXCEL2000做一个小的数据库，文件名为“工资表.xls”，(建议朋友们也用EXCEL来做，以充分利用它强大的计算功能和用填充句柄方便复制数据和公式)。如图1所示(在这里，只为说明问题，本表可能与实际不太相符)。

lisa

数据库做好后，我们就可以用WORD2000的邮件合并了。 打开WORD2000，创建一个文档，如图2所示：
在“工具”菜单下找到“邮件合并”并单击，出现邮件合并帮助器

[ Last edited by lisa on 2004-4-8 at 11:29 ]

lisa

下面，创建主文档
单击“创建”，出现以下菜单。单击“分类”，出现以下提示框。我们选择“活动窗口”。
接下来，选择数据源
此时邮件合并帮助器上的数据源项已经点亮，此项为可用。单击获取数据，出现下拉菜单，单击“打开数据源”。　　
出现数据源文件选择框，此时在文件类型处点击下拉箭头，选择MS Excel 工作簿 (*.xls)，找到开始我们做的数据库文件：工资表.xls，双击或选择该文件后点击“打开”。出现如图提示,选择整张表格，确定

lisa

接下来，会出现一个提示框，单击“编辑主文档”。
此时，我们可看到，在WORD工具栏上多了一行工具条，即：邮件合并工具条。
　　将光标放在表格中“编号”下方的单元格中，单击邮件合并工具条上的“插入合并域”，出现以下选项，(这些选项来源于“工资表.xls第一行的标题)，选“编号”。 我们可以看到：在“编号”下方单元格中出现了带书名号的“编号”
用同样方法，在姓名、职务、津贴……单元格下方分别插入相应合并域

此时，主控文档编辑已基本完成。
请注意：在本表格的下方应该留下两个空行，即有两个回车符，否则邮件合并后每个人的工资条是连在一起的。
接下来，点击邮件合并工具条上的“合并选项” 我们可以设置“查询选项”，以筛选我们需要的数据。这里，我们直接选择“合并”。
可以看到，主控文档上带书名号的部分已经被替换成相应数据项。(实际上是生成了一个新文件)
保存这个文件就可以了

Gisa

谢谢哦.公司的财务今天正问我这个问题呢~~~
哈哈哈~~~~现在一不小心就解决了~~

presscat

呵呵，我也正准备给单位的经费会计做一个呢，你的方法很好，谢谢

qandj

我怎么记得生成的合并不是将所有内容都列出来，而是有一个记录选择框，可以逐条显示的？
请教LISA，为什么不一样啊？

lisa

你试一下看看，不过我想你说的是不是“查询选项”？？

lnsiwjd

[quote=20703,88242,1]Originally posted by lisa at 2004-4-8 11:32 AM:
在WORD工具栏上多了一行工具条，即：邮件合并工具条。
　　将光标放在表格中“编号”下方的单元格中，单击邮件合并工具条上的“插入 ... [/quote]
不选择此项，可以逐条打印。在打印信封、明信片一类的东东时常用。

wwisme

能不能实现在EMAIL里通知每个员工,而不用打印分发?

lisa

据说是可以在数据源中包含一列邮件地址，在合并对 话框中有一个“合并到”下拉列表中选“电子邮件”，从右边的选项中进一步设置
或者在做“数据源”的时候选择“使用通讯簿”
但是，声明，我没有成功做出过，不过今天刚好听许仙说他同事一直在用这个功能 ，我再研究一下。

lisa

在建立主文档的时候选“邮件标签”
在设置数据源的时候要注意，你选的数据源中必须有一列是放有邮件地址的
在合并时把“合并”对 话框中有一个“合并到”下拉列表中选“电子邮件”，从右边的选项中进一步设置：选择包含邮件的列以及邮件的标题，以及是不是是附件发送，
最后点合并，就完成了
但是要注意合并后的邮件是在你机器的默认邮件收发程序中，我的是outlook，这个可以从IE的：“工具”-“选项”中改(应该还有别的地方可以改的，我一直用这个菜单改)成你常用的邮件收发程序就可了。
合并好的邮件就乖乖躺在“发件箱”里了!!
做出这个效果好开心哦!!!啦啦啦。。。。。

zhwei

我用邮件合并做公司的期货合同但在2003里不知为什么用不了excel的数据。

bryanye

邮件合并进行到open data source时，选中xls文件后弹出下面的对话框，请问出了什么问题，我已经修复office软件了还是没有用？谢谢帮助

youyou300

我也按照上面的提示做了一个样本文件出来，可是有一个问题，那就是，那个数据源的表格的第一行不得是文件名或是说是标题，不然的话，在邮件合并的时候，它不会显示第一行里的编号、姓名等。

[ Last edited by youyou300 on 2004-12-20 at 20:36 ]

lyhtj618

发邮件功能不行，做成功的朋友请说一下。

[ Last edited by lyhtj618 on 2004-12-22 at 17:36 ]

haolaogong

顶一下啊呀

lyhtj618

xuyao60

我试了,可合并后的文档是每张表一页(它自动换了一页)
我用的office xp

tianyi329

正好需要，我也做一个看。