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邮件合并功能的实例讲解(打印工资条)

邮件合并功能的实例讲解(打印工资条)

邮件合并功能是word中比较经典的应用之一,可以用来实现批量数据和文档之间的合并,下面以一个实例的形式来进行讲解(当然,必须要说明,邮件合并的功能是不止于此的)
准备工作:准备一个数据库。
我们暂用EXCEL2000做一个小的数据库,文件名为“工资表.xls”,(建议朋友们也用EXCEL来做,以充分利用它强大的计算功能和用填充句柄方便复制数据和公式)。如图1所示(在这里,只为说明问题,本表可能与实际不太相符)。
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开始:邮件合并

数据库做好后,我们就可以用WORD2000的邮件合并了。 打开WORD2000,创建一个文档,如图2所示:
在“工具”菜单下找到“邮件合并”并单击,出现邮件合并帮助器

[ Last edited by lisa on 2004-4-8 at 11:29 ]
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下面,创建主文档
单击“创建”,出现以下菜单。单击“分类”,出现以下提示框。我们选择“活动窗口”。
接下来,选择数据源
此时邮件合并帮助器上的数据源项已经点亮,此项为可用。单击获取数据,出现下拉菜单,单击“打开数据源”。  
出现数据源文件选择框,此时在文件类型处点击下拉箭头,选择MS Excel 工作簿 (*.xls),找到开始我们做的数据库文件:工资表.xls,双击或选择该文件后点击“打开”。出现如图提示,选择整张表格,确定
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接下来,会出现一个提示框,单击“编辑主文档”。
此时,我们可看到,在WORD工具栏上多了一行工具条,即:邮件合并工具条。
  将光标放在表格中“编号”下方的单元格中,单击邮件合并工具条上的“插入合并域”,出现以下选项,(这些选项来源于“工资表.xls第一行的标题),选“编号”。 我们可以看到:在“编号”下方单元格中出现了带书名号的“编号”
用同样方法,在姓名、职务、津贴……单元格下方分别插入相应合并域

此时,主控文档编辑已基本完成。
请注意:在本表格的下方应该留下两个空行,即有两个回车符,否则邮件合并后每个人的工资条是连在一起的。
接下来,点击邮件合并工具条上的“合并选项” 我们可以设置“查询选项”,以筛选我们需要的数据。这里,我们直接选择“合并”。
可以看到,主控文档上带书名号的部分已经被替换成相应数据项。(实际上是生成了一个新文件)
保存这个文件就可以了
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谢谢哦.公司的财务今天正问我这个问题呢~~~
哈哈哈~~~~现在一不小心就解决了~~

头像传不上,先放到这里吧~~

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呵呵,我也正准备给单位的经费会计做一个呢,你的方法很好,谢谢

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我怎么记得生成的合并不是将所有内容都列出来,而是有一个记录选择框,可以逐条显示的?
请教LISA,为什么不一样啊?

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你试一下看看,不过我想你说的是不是“查询选项”??
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[quote=20703,88242,1]Originally posted by lisa at 2004-4-8 11:32 AM:
在WORD工具栏上多了一行工具条,即:邮件合并工具条。
  将光标放在表格中“编号”下方的单元格中,单击邮件合并工具条上的“插入 ... [/quote]
不选择此项,可以逐条打印。在打印信封、明信片一类的东东时常用。

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能不能实现在EMAIL里通知每个员工,而不用打印分发?

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传说中是可以的

据说是可以在数据源中包含一列邮件地址,在合并对 话框中有一个“合并到”下拉列表中选“电子邮件”,从右边的选项中进一步设置
或者在做“数据源”的时候选择“使用通讯簿”
但是,声明,我没有成功做出过,不过今天刚好听许仙说他同事一直在用这个功能 ,我再研究一下。
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啊哈!!我做出来了!!

在建立主文档的时候选“邮件标签”
在设置数据源的时候要注意,你选的数据源中必须有一列是放有邮件地址的
在合并时把“合并”对 话框中有一个“合并到”下拉列表中选“电子邮件”,从右边的选项中进一步设置:选择包含邮件的列以及邮件的标题,以及是不是是附件发送,
最后点合并,就完成了
但是要注意合并后的邮件是在你机器的默认邮件收发程序中,我的是outlook,这个可以从IE的:“工具”-“选项”中改(应该还有别的地方可以改的,我一直用这个菜单改)成你常用的邮件收发程序就可了。
合并好的邮件就乖乖躺在“发件箱”里了!!
做出这个效果好开心哦!!!啦啦啦。。。。。
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邮件合并在OFFICE2003里不能用EXCEL的数据。

我用邮件合并做公司的期货合同但在2003里不知为什么用不了excel的数据。

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邮件合并出问题,谁能帮忙解决一下?

邮件合并进行到open data source时,选中xls文件后弹出下面的对话框,请问出了什么问题,我已经修复office软件了还是没有用?谢谢帮助
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我也按照上面的提示做了一个样本文件出来,可是有一个问题,那就是,那个数据源的表格的第一行不得是文件名或是说是标题,不然的话,在邮件合并的时候,它不会显示第一行里的编号、姓名等。

[ Last edited by youyou300 on 2004-12-20 at 20:36 ]

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为什么把所有工资只发到最后一个信箱里,这没用呀

发邮件功能不行,做成功的朋友请说一下。

[ Last edited by lyhtj618 on 2004-12-22 at 17:36 ]
点背不怪社会,命苦要找政府。

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顶一下啊呀
简单的有效的就是大家喜欢的.找最简单的方法解决问题!-------zhang81524

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我也做成功了,能自动发邮件,都怪自己原来没看仔细

点背不怪社会,命苦要找政府。

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我试了,可合并后的文档是每张表一页(它自动换了一页)
我用的office xp

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正好需要,我也做一个看。

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